Software para la gestión de proyectos

Este mes de agosto he dedicado algunas horas a evaluar y probar una serie de productos relacionado con la gestión de proyectos. Estos productos son: Microsoft Project Server 2010, Project-open y Project.net. El motivo de seleccionar estos productos y no otros no ha sido una decisión mía, sino una tarea encomendada y evidentemente motivada.

Lo primero que hay que destacar es que la gran diferencia entre estos tres productos es que el primero es un software propietario (de Microsoft), es decir hay que pagar licencias por su uso y sin embargo los otros dos son de código abierto (open source) y que no requieren del pago por su uso, lo cual no quiere decir que sean gratis, ya que si requerimos de algún tipo de servicio a las empresas que lo desarrollan u ofrecen, deberemos pagar por ello. Otra cosa es que nos descarguemos el código y lo instalemos en nuestros equipos y además lo usemos, pero debemos tener en cuenta que tampoco esto es gratis evidentemente, pues hay que pagar a las personas que realicen esta tarea.

Antes de empezar con la tarea de evaluación y prueba, he leído algunos aspectos relativos a la “Gestión de Proyectos” en general, que podemos encontrar en la Wikipedia y los cuales os recomiendo, sobre todo el cuadro relativo a los distintos software de gestión de proyectos que podemos encontrar en este enlace: http://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Software_de_gestión_de_proyectos, aunque la versión inglesa es mucho más completa en cuanto a diversidad de aplicaciones: http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software

A continuación trataré de resumir sus características técnicas, sus funcionalidades y mi impresión respecto de cada uno de los productos.

En lo que se refiere a Microsoft Project Server 2010, básicamente podemos decir que es un software desarrollado e implementado mediante las tecnologías propias de Microsoft y que por lo tanto solamente funciona en sus entornos, es decir bajo el sistema operativo Windows Server. Este producto es una evolución de su conocido Microsoft Project, pero que en este caso está basado en tecnología web (no es un producto de escritorio) y por lo tanto está disponible para su uso a través de Internet. No me voy a extender en sus “beneficios” ya que los podemos leer en la propia web de Microsoft, en el apartado referido a Project Server 2010, simplemente mencionar que dispone de todo lo necesario para gestionar una gran cartera de proyectos, desde lo más simple hasta lo más complejo.

En cuanto a la cuestión de precio no creo que salga nada barato, pues además de pagar por la licencia de dicho producto y debido a que está integrado con otros productos de Microsoft (dependencias lo llaman los de Redmond), debemos pagar también por las licencias de SharePoint Standard o Enterprise, SQL Server y Windows Server, además sería interesante, sino imprescindible, Microsoft Office o al menos Office Excel, por lo que el uso de este producto (me refiero al Project Server), puede suponer un coste económico elevado. Tendremos que contactar con un partner (distribuidor autorizado) de Microsoft para ver cuánto supondría.

Si queremos probar el producto, disponemos de una máquina virtual, que bien nos podemos descargar y usarla en nuestras instalaciones, o bien la podemos probar a través de Internet, que es lo que he hecho yo. Evidentemente esta última opción es más lenta y además requiere del uso del uso del navegador Microsoft Explorer para ejecutarla, ya que lo hace mediante sus conocidos y famosos ActiveX. Una cosa algo curiosa es que disponemos de 90 minutos para probarla, transcurridos los cuales debemos volver a lanzar una nueva sesión, aunque yo creo que este tiempo es más que suficientes para hacernos una idea del producto.

Cabe destacar de este producto su cuidado interface, utiliza la tecnología Fluent™ User Interface (también conocido como Ribbon), y que ya podemos ver en la mayoría de los actuales de productos de Microsoft.

En cuanto al idioma, aunque la versión probada está en inglés, imaginamos que Microsoft ofrecerá este producto también en español, aunque actualmente toda la documentación o sitios web que he consultado están en inglés.

En relación a Project.net, he de decir que también está basado en web y está desarrollado mediante tecnologías JSP y JAVA, la base de datos que utiliza es Oracle y el único idioma disponible es el inglés. Debemos disponer de un servidor que soporte estas tecnologías, además evidentemente de la base de datos mencionada. Recomienda plataformas Linux para un correcto funcionamiento, pero también se pude usar en servidores Windows.

Es un producto bastante completo en cuanto a funcionalidades, y en lo que a la gestión de proyectos se refiere, es decir, es colaborativo y dispone de workflow, gestiona tareas, catálogo de proyectos, recursos y dispone de gestor documental, aunque sería más apropiado llamarlo gestor de archivos. Tal vez este sea un aspecto en el que deban profundizar más los desarrolladores.

Un aspecto a destacar es que en cualquier momento podemos añadir comentarios a modo de blog o diario, ya sean relativos a los proyectos, tareas o documentos sobre los que estemos trabajando.

Existe una versión de pruebas en el siguiente enlace http://test2.project.net/ y en cuanto a mis impresiones he decir que aunque el interface es estéticamente claro, su uso me ha resultado algo engorroso. Básicamente está dividido en cuatro grandes apartados (o pestañas): personas, empresas, proyectos y recursos y en cada uno de ellos se despliegan las distintas tareas de gestión mediante un menú en la parte izquierda de la pantalla, como pueden ser el alta, edición y eliminación de cada uno de los conceptos.

Por último, y en cuanto a Project-open, también está basado en web y está desarrollado en lenguaje PHP, utiliza la base de datos PostgreSQL y es multiplataforma, es decir, está disponible los sistemas operativos más conocidos (Linux, Windows, Mac OS, …). Como cuestiones a destacar, mencionar que utiliza el servidor web AOLServer y el desarrollo está basado en la arquitectura OpenACS (Open Architecture Community System), que es una arquitectura abierta a la comunidad para el desarrollo rápido de aplicaciones web.

Sobre las funcionalidades, dispone de gestión de usuarios, gestión de proyectos, gestión de empresas, calendario, partes de trabajo y ausencias (con workflow), gestión de incidencias (tickets), módulo de finanzas (con apartados para clientes, proveedores, divisas y gastos, pudiéndose emitir facturas y realizar presupuestos, así como órdenes de compra), también tiene un apartado para ver algunos tipos de indicadores o hitos.

En cuanto al apartado de trabajo colaborativo, posibilita la creación de distintos tipos de foros, encuestas y calendarios, así como de un gestor de archivos. Igualmente dispone de un calendario de eventos.

Por último mencionar el módulo de informes, existiendo una gran variedad, donde se destacan los relativos al control de horas y tiempos y los del tipo financiero.

Podemos trabajar en una versión de demostración en la siguiente dirección http://demo.project-open.net/, en la que se puede acceder a tres grupos de demostraciones según el tipo de empresa: consultoría, tecnologías de la información y agencias de traducción y con distintos tipos de usuarios, con lo que veremos una u otra información, dependiendo del nivel de permisos de dicho tipo de usuario.

En cuanto al interface he de decir que es bastante espartano y que adolece de florituras en cuanto al diseño se refiere. Desde mi punto de vista es demasiado engorroso y poco claro, dando la impresión de que está sin terminar de desarrollar. Parte de interface está traducido al español ya que soporta multilenguaje.

En resumen, dependiendo del tipo de empresa que seamos y de la tecnología que la que dispongamos o utilicemos y dependiendo del gasto económico que queramos realizar, seleccionaremos uno u otro producto. Personalmente no me decanto por ninguno en concreto ya que existen otras alternativas.

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